影響溝通計(jì)劃和項(xiàng)目溝通要求的主要因素有以下這些。

項(xiàng)目發(fā)起方的組織結(jié)構(gòu)。

項(xiàng)目干系人分析的結(jié)果。

報(bào)告關(guān)系。

項(xiàng)目涉及的職能領(lǐng)域。

參與項(xiàng)目的人數(shù)。

項(xiàng)目干系人所在的地方。

每位項(xiàng)目干系人的信息需求。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的經(jīng)驗(yàn)級(jí)別。

技術(shù)可得性。

信息需求的緊急性和需要的頻率。

想要的項(xiàng)目溝通形式。

項(xiàng)目的預(yù)期時(shí)長(zhǎng)。

項(xiàng)目在組織層面的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別。

對(duì)終端消費(fèi)者的預(yù)期變更影響。

組織文化。

所需的外部溝通級(jí)別。

采購(gòu)合同。

法律顧問提出的限制。

給項(xiàng)目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。

在項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃中記錄這些信息。

確保將所有正式的項(xiàng)目溝通(以及實(shí)現(xiàn)溝通要完成的工作)都包含在WBS和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中。

優(yōu)先處理：項(xiàng)目溝通不要走捷徑;尊重項(xiàng)目干系人。

展現(xiàn)風(fēng)度：講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來。

言出必行：如果你說了要做什么事情，就要去做。

在計(jì)劃或執(zhí)行項(xiàng)目溝通的時(shí)候，要牢記5個(gè)C。

清楚(Clear)：說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當(dāng)?shù)厥褂眯g(shù)語(yǔ)。

簡(jiǎn)潔(Concise)：抓住重點(diǎn);不讓信息漫無邊際。

禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語(yǔ)調(diào)。

一貫(Consistent)：使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應(yīng)傳達(dá)一樣的信息。

令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。

如果想進(jìn)行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個(gè)方面。

投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。

采用有效的聆聽技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達(dá)的意思。

采用最適合聽眾的溝通媒介，要懂得變通。

調(diào)整溝通的內(nèi)容來最大限度地滿足每個(gè)目標(biāo)聽眾(項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、客戶、高級(jí)管理層以及/或人事管理層)的信息需求。

要重視，注意反饋信息，如果所做的事情沒有效果，要樂意去調(diào)整。

不要假設(shè)別人明白了，要不斷地講清楚、提問題、確認(rèn)。在所有溝通中要注重從他人的角度來看問題。

高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關(guān)系的基礎(chǔ)之上的。要樂于花時(shí)間去同關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人建立一對(duì)一的關(guān)系，特別是在項(xiàng)目早期的時(shí)候。此外，注重關(guān)系有助于建立開放、誠(chéng)信的環(huán)境，更有利于處理項(xiàng)目難題。

通過溝通計(jì)劃讓目標(biāo)聽眾了解，保持前后一致。預(yù)見額外的信息需求。永遠(yuǎn)不要讓項(xiàng)目干系人心生疑惑或者先找你。

在華為創(chuàng)立初期，曾一度出現(xiàn)工作結(jié)果和預(yù)期目標(biāo)不相符的問題，讓公司多次陷入危機(jī)。那時(shí)候，無論是計(jì)劃部門還是員工，都承受了很大的壓力。

公司不得不通過咨詢找出原因，在訪問了一些員工之后得知：大部分項(xiàng)目經(jīng)理在領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)后，竟然不清楚自己應(yīng)該在什么時(shí)間執(zhí)行任務(wù)、什么時(shí)間完成、怎么去操作、具體完成到什么程度才算合格。這些人習(xí)慣于聽到任務(wù)以后，什么都不考慮，召集幾個(gè)員工就埋頭干起來，也不管自己理解的任務(wù)跟領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)是否一樣。

華為項(xiàng)目經(jīng)理的這種工作態(tài)度值得提倡，也令人敬佩，這也是華為之所以能夠迅速行動(dòng)的關(guān)鍵之一。不過，這并不意味著他們是合格的項(xiàng)目管理者。合格的項(xiàng)目管理者應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖做正確的事，而且是高效地做事。

可能會(huì)有人把問題歸咎于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)沒有把項(xiàng)目任務(wù)交代清楚。事實(shí)上，領(lǐng)導(dǎo)交代不清楚是一方面的原因，更主要的問題還是在于自己，是自己沒有去確認(rèn)和溝通。

所以，缺乏有效的溝通環(huán)境對(duì)項(xiàng)目來說是災(zāi)難性的。沒有有效的溝通與交流，決策傳遞將會(huì)受阻并停滯。雖然大多數(shù)人都知道有效溝通對(duì)于項(xiàng)目很關(guān)鍵，但在絕大多數(shù)項(xiàng)目管理體制設(shè)計(jì)和實(shí)踐中，溝通管理往往是最容易被忽視的。

溝通上所花的時(shí)間和精力對(duì)項(xiàng)目的成功有著決定性作用，它不僅造就了成功的項(xiàng)目經(jīng)理，也造就了成功的項(xiàng)目。有效的溝通是成功項(xiàng)目的典型特征之一，作為項(xiàng)目啟動(dòng)過程的一部分，項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該撰寫一份溝通計(jì)劃。

項(xiàng)目溝通的兩大類別是：與關(guān)鍵者溝通；與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通。

對(duì)于關(guān)鍵者，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該尋求以下這些問題的答案：

誰(shuí)需要項(xiàng)目的信息？

他們需要項(xiàng)目的哪些信息？

他們需要信息的頻率？

采用何種方式能夠最有限地傳遞信息？

利益相關(guān)者分享是溝通計(jì)劃的關(guān)鍵輸入變量。與關(guān)鍵利益相關(guān)者溝通的有效方式是為每一個(gè)相關(guān)者構(gòu)建一個(gè)溝通矩陣。

溝通計(jì)劃的第二個(gè)關(guān)注維度是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通。

當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員辦公地點(diǎn)接近時(shí)，最重要的團(tuán)隊(duì)溝通方式是項(xiàng)目例會(huì)。項(xiàng)目例會(huì)召開的頻率視項(xiàng)目而定，過多的會(huì)議不是好事。但是，頻率適當(dāng)?shù)臅?huì)議可以使團(tuán)隊(duì)在問題尚小之前能夠發(fā)現(xiàn)和解決。在時(shí)間短、強(qiáng)度高的項(xiàng)目中，晨會(huì)對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員匯報(bào)工作還是相當(dāng)必要的。一些公司的晨會(huì)站著開，鼓勵(lì)就關(guān)鍵信息作簡(jiǎn)短扼要的報(bào)告。

除非確實(shí)有緊急事務(wù)，否則項(xiàng)目會(huì)議的召開不能出乎團(tuán)隊(duì)成員的意料。這樣，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該明確多久、何時(shí)、何地召開會(huì)議。這可以幫助團(tuán)隊(duì)成員達(dá)成一致，并使他們很好地與其他工作結(jié)合起來。

在華為，善于溝通不僅是項(xiàng)目管理的重要手段，而且是每個(gè)華為人的基本職業(yè)技能。

為了避免在工作過程中出現(xiàn)對(duì)接障礙，華為公司要求員工在項(xiàng)目工作開始之前就做好溝通，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、將適當(dāng)?shù)男畔ⅰ⑼ㄟ^當(dāng)前的渠道，發(fā)送給適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)方，這就是華為的“溝通三原則”。

溝通及時(shí)是華為員工遵守的首要原則。華為員工會(huì)將必要的信息第一時(shí)間向利益相關(guān)方傳達(dá)，以保證上下、平行溝通渠道的順暢。

信息準(zhǔn)確是溝通的第二原則。不論是書面還是口頭溝通，華為員工都會(huì)準(zhǔn)確地傳達(dá)信息。為了保證溝通信息的準(zhǔn)確性，華為員工會(huì)借助金字塔思維工具。在金字塔頂端的是綜述，既要表達(dá)的觀點(diǎn)、問題、看法和結(jié)論。接著會(huì)針對(duì)上一級(jí)的內(nèi)容一層一層地展開，直到信息足夠準(zhǔn)確為止。

嚴(yán)格控制信息傳遞的量，這是溝通要遵守的第三個(gè)基本原則。因?yàn)樾畔⑦^多傾聽者容易忘記，過少則降低效率。一般信息傳遞都遵守7±2原理，因?yàn)槟贻p人的記憶廣度大約為7個(gè)單位（阿拉伯?dāng)?shù)字、字母、單詞或其他單位）過多或偏少都不適宜。

為了確保信息溝通工作的順利進(jìn)行，華為要求所有的工作人員在溝通中必須提前制訂溝通計(jì)劃，明確信息溝通的相關(guān)人、信息溝通形式、信息發(fā)放時(shí)間和發(fā)放方式等內(nèi)容，并制定出詳細(xì)的信息發(fā)放日程表。

在華為，為了避免“聽錯(cuò)”的現(xiàn)象，公司要求員工掌握一項(xiàng)基本的工作技能——學(xué)會(huì)傾聽。

通常情況下，華為員工在傾聽管理者安排任務(wù)時(shí)，都是按照備好紙筆、認(rèn)真傾聽、最終確認(rèn)這三個(gè)步驟進(jìn)行的。

在管理者布置任務(wù)時(shí)，你當(dāng)時(shí)可能記得清清楚楚，可是正式開始工作時(shí)，又遺忘了部分細(xì)節(jié)。這時(shí)，若再去向管理者確認(rèn)又擔(dān)心給管理者留下工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠∠螅瑫r(shí)也會(huì)打擾管理者工作。所以，華為的員工們會(huì)事先準(zhǔn)備好紙、筆，用來記錄管理者的重要指示。

從華為員工筆記本上，我們可以看到他們用自己習(xí)慣的關(guān)鍵詞或符合所填寫的《任務(wù)記錄單》，上面記錄著布置的任務(wù)重點(diǎn)。

任務(wù)記錄單看似簡(jiǎn)單，但如果不能認(rèn)真傾聽、把握管理者的真實(shí)意圖和話題重點(diǎn)，填寫工作不免流于形式。因此，華為員工很注重傾聽過程，不僅會(huì)在任務(wù)記錄單上標(biāo)注關(guān)鍵詞，偶爾還會(huì)有管理者當(dāng)時(shí)的情緒狀態(tài)詞。

在華為，人人都深知溝通非常重要。它不僅是一項(xiàng)工作技能，而且是影響團(tuán)隊(duì)績(jī)效的關(guān)鍵因素之一，每個(gè)人在工作中必須充分重視它。

事實(shí)上，如果我們將溝通的信息分為四個(gè)區(qū)域，那么可以如下圖所示：

溝通，其實(shí)就是要不斷擴(kuò)大“公開區(qū)域”。

我們可以請(qǐng)教反饋，主動(dòng)去獲取；自我暴露，讓對(duì)方知道自己的小秘密；共享發(fā)現(xiàn)，主動(dòng)獲取和主動(dòng)交代之間尋求溝通。

無論是管理者還是企業(yè)員工，都應(yīng)該關(guān)注、管理資源，讓自己的工作得到足夠支持，人員之間及時(shí)溝通交流，從而圓滿完成工作任務(wù)。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)樹立資源管理意識(shí)。在項(xiàng)目經(jīng)理的帶動(dòng)下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)人、事、物等資源進(jìn)行合理統(tǒng)籌之后，讓項(xiàng)目工作按照正常的工作計(jì)劃向前推進(jìn)。

在推進(jìn)項(xiàng)目的過程中，大家應(yīng)當(dāng)合理掌握溝通技巧和方法，并將其運(yùn)用于實(shí)踐之中，指導(dǎo)項(xiàng)目的開展。